Beyköy Belediyesi

Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

T.C. DÜZCE İLİ BEYKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Yönetmeliği

Madde 1- Amaç: Bu yönetmelik Beyköy Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye Genel Evrak İşlerinin çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hazırlanmıştır.

Madde 2- Kapsam: Bu yönetmelik Beyköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar.

Madde 3- Dayanak: Yazı işleri Müdürlüğü İçişleri Bakanlığı ve Devlet Personel Başkanlığı tarafından müştereken belirlenen Norm Kadro çerçevesinde oluşturulmuş bir müdürlük olup 5393 sayılı Belediye Kanununun amir hükümleri çerçevesinde görevini yürütmektedir.

Madde 4- Kuruluş: (1) Beyköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü, 22.04.2006 tarihli 26147 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” gereğince, Beyköy Belediye Meclisinin 03.05.2006 tarih ve 2006/5-3 numaralı kararıyla kurulmuştur. (2) Beyköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü; Yazı İşleri, Meclis-Encümen, Evlendirme İşleri birimlerinden oluşur.

Madde 5- Tanımlar Bu yönetmelikte geçen,

Belediye : Beyköy Belediyesini,

Başkanlık : Beyköy Belediye Başkanlığını,

Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü’nde görevli tüm personelleri,

Meclis : Belediye Meclisini,

Encümen : Belediye Encümenini,

Komisyon : Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını ifade eder.

Temel İlkeler Beyköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

  1. Karar alma, uygulama ve eylemlerde açıklık,
  2. Hizmetlerin temini ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
  3. Hesap verebilirlik,
  4. Kurum içi yönetimde ve İlçe merkezini ilgilendiren konularda katılımcılık,
  5. Hizmette adalet ve eşitlik,
  6. Belediye kaynaklarının kullanımında verimlilik Temel ilkelerini esas alır.

Madde 6- Teşkilat ve Organlar: Yazı İşleri Müdürlüğü Olmak üzere alt birimlerden ve yeteri kadar personelden oluşmaktadır.

Madde 7- Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri:

a) Belediye Meclisi ile ilgili görevleri,

b) Belediye Encümeni ile ilgili görevleri,

c) Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri,

d) Evlendirme işlemleri ile ilgili görevleri,

e) Diğer görevleri.

a) Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

  1. Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak, üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.
  2. Meclis toplantı gündeminin, bir önceki birleşime ait meclis karar özetleri ve kararların birer adet fotokopileri ile birlikte zabıta memurları aracılığı ile 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.
  3. Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak, karar ve raporlarını yazmak,
  4. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16. maddesine göre meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak,
  5. Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis başkanlığınca tutulan puantaj cetvelini saklamak.
  6. Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, meclis başkanı ve meclis kâtiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre Belediye Başkanı tarafından İlçe Valiliğe onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe göndermek.
  7. Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine yazmak ve meclis başkanı ile meclis kâtiplerine defteri imzalatmak.

b) Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

  1. Belediyemiz birimlerinin Belediye Başkanından havaleli konularını gündem maddesi olarak encümene sunmak.
  2. 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
  3. Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak.

c) Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri:

  1. Belediye Başkanlığına kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evrakların kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.
  2. Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından verilen dilekçelerin kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.
  3. Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek.

d) Evlendirme İşleri:

  • Resmi nikâh başvurularını almak, nikâh işlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak,
  • Başvuranlar hakkında mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,
  • İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikâh günü vermek, Belediye Başkanı’nın yetki verdiği yetkililerce nikâh akdinin yapılmasını sağlamak,
  • Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirmek,
  • Beyköy Belediyesi Evlendirme biriminde yapılan nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

e) Diğer Görevleri: Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak. Tüm encümen ve meclis kararlarının arşivlenmesini sağlamak.

Yazı İşleri Müdürünün Görev Yetki ve Sorumlulukları

  1. Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
  2. Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
  3. Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.
  4. Meclis toplantı gündeminin belediye başkanı tarafından belirlenmesini ve meclis üyelerine zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak. Başkanlıktan encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak.
  5. Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.
  6. Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abone olmak.
  7. Birim Bütçe Taslağı Stratejik Plan ve performans programını zamanında hazırlamak. Birim personelinin sevk ve idaresini, verimli çalışmasını, işbirliğini ve koordinasyonunu sağlar.
  8. İşçi personelini kapsayan Toplu İş Sözleşmesi görüşmelerine katılır.
  9. Personele verilecek hizmet içi eğitimlerin yıllık planlarını oluşturur ve bu plan doğrultusunda eğitimlerin verilmesini sağlar.
  10. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince biriminin ihtiyacı olan mal ve hizmet alım işlerini yürütür ve kurumun genel ihale işlerini koordine eder.
  11. Birimin çalışma takvimini planlar ve çalışmaları takip eder.
  12. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince; Biriminin bütçe çalışmalarını yapar, giderlerin tahakkukunu imzalar.
  13. Birim faaliyet raporunu hazırlar. l)Genel iş yürütümü, vekâlet, yetki devri, mal bildirimi, personel özlük, mevzuat ve diğer yayın abonelik ve elektronik postaların takibi işlerini yapar ve/veya yaptırır.

Madde 8- Meclis ve Encümen Kararlarında Birimin Görev ve Sorumlulukları: Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlar, Meclis ve Encümen evrakını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler. Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.

  1. Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim eder.
  2. Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.
  3. Meclis ve Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına özen gösterir.
  4. Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.
  5. Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına ve kaybolmamasına özen gösterir.
  6. Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur.
  7. Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.

Madde 9- Genel Evrak Kayıt İşlerinde Görev ve Sorumluluklar

  1. Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği birime gönderilmek üzere müdüre getirilir.
  2. Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.
  3. Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların müdüre gönderilmesini sağlar.
  4. Gizlilik dereceli yazıların sadece müdür tarafından açıldıktan sonra Belediye Başkanı tarafından havalesinin yapılmasını sağlar.
  5. Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.
  6. Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede PTT’ye gönderilmesini sağlar.
  7. Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.
  8. Kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.

Evrak Kayıt Sistemi ve Yazışmalar

  1. Müdürlüğe gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin, tarih ve sayılarına göre kayda alınarak ilgili evrak defterinde işlenir
  2. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
  3. Yazışmaların, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olması sağlanır.
  4. Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

1-Planlama-Programlama: a)Amaca ulaşmak için birbirini izleyen belli adımlar biçiminde çalışma planları ve programlarını hazırlamak, hazırlatmaktır. b)Yetkisi içinde olan plan ve programları onaylamak, yetkisi içinde olmayanları bir üst kademedeki yöneticilere onaylatmaktır. b) Bu çalışmalar sırasında yasaların, çalışma ilke ve koşulların sınırları içinde kalmayı gözetlemek.

2- Düzenleme: a) İşle ilgili hizmet boşluklarının veya girişimlerinin olup olmadığını araştırmak, bunları giderici tedbirler almak. b) İşin yapılması için gerekli mali kaynak, personel, malzemenin zamanında sağlanmasını görüp, gözetlemek. c) İş ile ilgili çalışma adımlarını gözden geçirip saptamak ve bunlara uyulmasını sağlamak.

3- Koordinasyon: a) İşin yapılması sırasında hangi birimler ile doğrudan doğruya veya dolaylı ilişkiler kurulması gerektiğini ve bu ilişkilerin kapsamını ortaya çıkartmak. b) Bu ilişkileri sağlayıcı düzeni kurmak ve kurulan düzeni ilgili personele duyurmak.

4- Uygulamalı yönetim: a) Görevi zamanında ve amaca uygun olarak sonuçlandırmak. b) Asıl görevli; ilgili yazışma, görüş alma, olur çıkartma gibi yan görevleri de yapmak, yaptırmak.

5- İzleme, denetleme, değerlendirme: a) Uygulamanın görevin yapılışının belli aşamalarında sonuçları öğrenmek üzere bir değerlendirme düzeni kurmak. b) Değerlendirme sırasında ortaya çıkan sorunları çözmek veya çözüm önerisiyle üst kademeye sunmak.

6- Bilgi verme: Görevin yapılışında ve sonuçlanmasından bir üst kademedeki yöneticiye veya diğer ilgili ve yetkililere devamlı olarak bilgi vermek.

7- Yönetimle ilgili diğer görev, yetki ve sorumluluklar: Atama, yükseltme, yer değiştirme, mükâfatlandırma ve cezalandırma işlemlerine ilişkin ön yazışmaları yapmak, ya da bu konularda karar almak, sicil vermek, iş dağıtımını düzenlemek, yöneticisi olduğu birimi gereken yerlerde temsil etmek, birimin yıllık bütçe program önerilerini hazırlamak.

-Yukarıdaki görevleri yerine getirirken ayrıca her yönetici aşağıdaki yönetim ilkelerini de göz önünde bulundurmalıdır.

İnisiyatif: Yönetici, kendi biriminin görevine sahip çıkmalı, görevi yerine getirmek için yaratıcı olmalı, önce davranmalı, işi başlatıp sonuçlandırma yeteneği bulunmalıdır. Yönetici görevin yapılışının her aşamasında Yasaların, Çalışma ilkesi ve koşullarının çizdiği sınıra kadar ilerlemekten çekinmemelidir.

Seçme ve Karar verme: Yönetici, görevin her safhasında karar verme, kendisine ulaştırılan değişik çözümler arasında bir seçim yapma, son olarak da bu karar ve seçim yetkilerinin (her konu için) hangilerini bizzat kullanıp, hangilerine üst yönetim kademesine aktarması gerektiğine sahip olmalıdır.

Kolaylaştırma: Yönetici, görevle ilgili bütün işlemleri kolaylaştırmak için devamlı olarak çare ve tedbirler aramalıdır.

Değiştirme: Yönetici, program uygulamalarında ortaya çıkabilecek değişikliklere uyabilme niteliği taşımalıdır.

Eldeki Kaynaklardan iyi yararlanma: Yönetici, personel, araç-gereç v.b. kaynaklardan mevcut olanların hepsinden tam olarak yararlanmayı amaç bilmeli, ancak bundan sonra yeni kaynak isteğinde bulunmalıdır.

Geliştirme: Yönetici kendi biriminin kuruluşunu, personelini, görevini yerine getirmeyle ilgili ilke koşul ve işlemlerini sürekli olarak geliştirme yollarını aramalı, modern yönetim ilkelerindeki gelişmeleri izlemelidir.

Devamlılık: Yönetici, bütün çalışmaları başından sonuna kadar kesintisiz olarak planlamalı ve düzenlemelidir.

Liderlik: Yönetici, tutum ve davranışları ile elemanlarının saygı, itaat ve güvenlerini sağlamalıdır.

Moral: Yönetici, elemanlarının sorumluluk duygusunu geliştirmeli, kendilerine olan güven duygularını beslemelidir.

Takdir ve Ceza: Yönetici, yürürlükteki ilke ve koşullara göre gereğinde takdir etmek; gereğinde ceza vermek yetkisini çekinmeden kullanabilmelidir. -

Disiplin: Yönetici, amaca düzenli bir yoldan ulaşmayı sağlayacak temel ilke ve koşullara kesinlikle uyulmasını sağlamalıdır.

Ortam: Yönetici görevin yapılması için gerekli ortam, araç ve gereçleri, büro koşullarını da sağlamalıdır.

Bağlılık: Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışan bir birimdir

Madde 10- Memurlar müdürün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız zamanında yapmakla sorumludur.

Madde 11- Görevin Planlanması: Müdürlük içi çalışmalar, müdür tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.

Madde 12- Görevin Yürütülmesi: Müdürlük personeli verilen görevi yasa ve yönetmeliklere göre gerekli özeni gösterip, süratle yapmak zorundadır.

Madde 13- Ortak Hükümler: Yazı İşleri Müdürlüğü’nde çalışan tüm personel:

a) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunamaz. b) Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.

c) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.

d) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir. Olumsuz bir durumda konu Müdüre yansıtılır. Müdür bu hususta gerekli önlemleri alır.

Madde 14- Yürürlük: Bu yönetmelik, Beyköy Belediye meclisinin kabulü ile www. Beyköy belediye sitesinde ilanından sonra yürürlüğe girer.

Madde 15- Yürütme: Bu Yönetmelik hükümlerini Beyköy Belediye Başkanı yürütür. 07.12.2012 tarihli 30 sayılı Belediye Meclis Kararı