Beyköy Belediyesi

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 56.maddesi ve 5108 sayılı Kamu Mali Yönelim ve Kontrol Kanunu’nun 41.Maddesi gereği Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan 2016 Yılı Birim faaliyet raporu aşağıda sunulmuştur. Yetki, görev ve sorumluluklarımız, birimimizle ve faaliyetlerimizle ilgili bilgiler açıklamalı olarak sunulmuştur. Hedeflerimizi gelecek yıllarda daha ileriye götürmek amacıyla çalışmalarımızı sürdüreceğiz. Bilgilerinize arz ederim.
Yazı İşleri Müdürlüğü, 657 Sayılı Kanun ile 5393 Sayılı Kanuna dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Yazı İşleri Müdürlüğü, yaptığı iş ve işlemlerden dolayı, Belediye Başkanına, kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik ve genelgelere karşı sorumludur.

1-GENEL BİLGİLER

A-MÜDÜRLÜĞÜMÜZÜN YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI

Yazı İşleri Müdürlüğü aşağıdaki görevleri yerine getirmektedir:

Görevleri, 07.12.2012 tarihli 30 sayılı Belediye Meclis Kararı ile yürürlüğe giren İç Hizmet Yönetmeliği ile belirlenmiştir.

1- Genel Evrak: Başkanlığımıza diğer kurum, kuruluş ve şahıslardan gelen bütün evraklar ile Başkanlığımızdan gönderilen evraklar, Genel Evrak bölümünde ilgili memurlar tarafından zimmetle imza karşılığı ya da ilgilisinden elden ve posta ile teslim alınarak evrak kaydı yapılır.

Başkanlığımıza bağlı tüm birimler dışarıdan kendi adlarına evrak kabul edemezler ve dışarı kendi adlarına evrak gönderemezler. Genel evrak bölümüne evraklar bilgisayar ortamında, gelen-giden evrak - dilekçe kaydına alınır ve taraması yapılarak ilgili birimlere e-mail olarak gönderilir.
a) Gelen Evrak: Belediye Başkanlığımıza posta, kurye ve vatandaş kanalı ile gelen evraklar görevli memur tarafından zimmetle teslim alındıktan sonra kayıt altına alınıp bilgisayar ortamında, evraklar ilgili müdürlüklere e-mail olarak teslim edilir.
b) Giden Evrak: Belediye Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerden gelip, dışarıya gönderilecek evraklar kayıt edildikten sonra bilgisayar ortamında taranıp müdürlüğümüzce postaneye, kurum ve kuruluşlara zimmet ile teslim edilir.

2- 4109 Sayılı Yasa Gereği Asker Aile Yardımı: İlçemizde ikamet eden yardıma muhtaç ve mağdur asker ailelerine 4109 sayılı yasa gereği asker aile yardımı yapılması.

3-Evlendirme Memurluğunun İşleri: Belediyemize, Evlenme akdi için başvuran vatandaşların Evlenme işlemleri 22.11.2001 tarih ve 2001/4721 sayılı Medeni Kanuna bağlı olan 85/9747 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Evlendirme Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır. (28.07.2003/5996 karar ile Bakanlar Kurulu tarağından bazı maddeler değişikliğe uğramıştır) İşlemlerin tamamlanmasından sonra, müteakip 10 gün içinde, evlenen çiftlerin Mernis Evlendirme Bildirimi İlçe Nüfus Müdürlüğü’ne gönderilir. Yabancı uyruklu evliliklerde, ayrıca ilgili ülkenin Konsolosluğundan alınan orijinal Türkçe yazılı bekârlık belgesinin Vilayetçe, Konsolosluğu Ankara’da ise Dışişleri Bakanlığı’nca tasdiklenmiş belgeleri talep edilir. Evrak yurt dışında hazırlanmış ise o ülkedeki Türk Konsolosluğunca onaylanır.

4- Belediye Meclisi: 5393 sayılı Yasanın 20. maddesinde düzenlendiği şekilde, bir aylık tatil hariç, her ayın ilk pazartesi günü toplanır. Belediye Meclisine gelen Başkanlık Makamından havaleli teklifler kayda alınır. 5393 sayılı Yasanın 21. maddesine göre Meclis gündemi Belediye Başkanı tarafından belirlenir. Gündeme alınan teklifler Belediye Meclisinde görüşmeye açılır. Görüşülen teklif yazıları karara bağlanır veya komisyona havale edilir. Komisyon tarafından hazırlanan Rapor Belediye Meclisine sunulur.

Karara bağlanan tekliflerin, kararları yazılıp, imza altına alınır. 5393 sayılı kanunun 23. maddesinde belirtildiği üzere; “Kararlar kesinleştikten sonra mahallin en büyük Mülki İdari Amirine gönderilir.” Ayrıca “Kesinleşen meclis kararlarının özetleri yedi gün içinde uygun araçlarla halka duyurulur.” Kararların aslı ilgili dosyasına, Meclis kararlarının bir sureti ilgili birime zimmetle teslim edilir.

5- Belediye Encümeni: Belediye Encümeni 5393 sayılı yasanın 33.maddesine göre görev yapar. Aynı yasanın 35. maddesinde belirtildiği gibi Belediye Encümeni tarafından tespit edilen günlerde toplanır. Başkanlık Makamından Encümende görüşülmek üzere havale edilen dosyalar Müdürlüğümüze gönderilir. Gelen evraklar kayıt altına alınır. Teklif dosyaları Belediye Encümeni toplantısına sunulmak üzere gündeme alınır. Gündeme alınan teklif dosyaları bir hafta içinde incelenir, karara bağlanan teklifler karar defterine kayıt edilip, kararlar yazılır, imzaya sunulur. Müdürlüğüne gereği yapılmak üzere gönderilir. İnceleme kararı verilen dosyalar bir hafta içinde karar bağlanır. Kararlar imza altına alınır. Bütün Encümen Kararları karar numarasına göre dosyalanır. Kararın tasdikli sureti ilgili müdürlüğe zimmetle teslim edilir.

SUNULAN HİZMETLER

  1. Kurum içi ve Kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  2. Belediyeye gelen yazıları Gelen Evrak Defterine kaydettikten sonra ilgili birimlere havalesinin sağlanması ve zimmet karşılığı birimlere teslim edilmesini sağlamak. Bilgisayar kayıtlarını tutmak. Gelen evraklar bilgisayarda tarama yolu ile gönderilmeye başlanmış, evrakın daha kısa zamanda zaman kaybı olmadan müdürlüğe ulaşması sağlanmıştır
  3. Belediyeden çıkan yazıları Giden Evrak Defterine kaydettikten sonra bilgisayar kayıtlarını tutmak ve zimmet karşılığı Resmi Kurum ve Kuruluşlara elden teslim etmek. Giden evraklarda tarama yapılarak bilgisayarda kayıt altına alınmaktadır.
  4. Vatandaşları istek, öneri ve şikâyetlerine ilişkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak,
  5. Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların zarf, pul işlemlerini yaparak posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek.
  6. Cevaplanmayan evrakların takibi yapılmış, evrak takibi ile ilgili olarak ilgili müdürlüklere bilgi verilmiştir
  7. Evlendirme Hizmetleri de Yazı İşleri Müdürlüğü odasında yapılmaktadır.
  8. Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü iş ve işlemleri tarafımızdan yapılmaktadır.

Yazı İşleri Müdürlüğü yukarıda sayılan görevleri ve 5393 Sayılı Kanuna dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğe başvuran vatandaşların istek ve şikâyetleri yetkili birimlere bildirilerek en kısa sürede çözümü sağlanmaktadır.